Hoeveel stemgerechtigde afgevaardigden mag een NPB-afdeling naar een ledencongres sturen? Dat hangt af van het aantal leden dat de afdeling vertegenwoordigt. De verdeelsleutel is vastgelegd in de statuten. Iedere afdeling mag sowieso vier stemgerechtigde leden afvaardigen en daarnaast één stemgerechtigde extra voor elke 250 leden boven de duizend. Een afdeling met 900 leden heeft dus recht op vier stemgerechtigde congresgangers. Een afdeling met 2.000 leden op acht en een afdeling met 4.000 leden op zestien. Op basis van het ledenaantal op 1 januari 2022 (een ander voorschrift in de statuten: het aantal leden op 1 januari van het congresjaar is bepalend) had het ledencongres in Assen kunnen bestaan uit maximaal 107 stemgerechtigde afgevaardigden.

Een afgevaardigde naar een ledencongres brengt niet één stem uit, maar een hoeveelheid stemmen die overeenkomt met het aantal leden van zijn afdeling gedeeld door het aantal op het ledencongres aanwezige afgevaardigden namens die afdeling. Bij een afdeling met duizend leden en vier fysiek aanwezige afgevaardigden vertegenwoordigt elk van hen dus 250 leden en brengt 250 stemmen uit (door één druk op een stemkastje). Zijn van die afdeling maar twee afgevaardigden aanwezig, dan brengen zij elk 500 stemmen uit.

Om te voorkomen dat de macht binnen de vereniging in te weinig handen komt te liggen, schrijven de statuten voor dat op een ledencongres meer dan de helft van het maximaal mogelijke aantal stemgerechtigde afgevaardigden aanwezig moet zijn. Zo niet, dan mogen er geen stemmingen plaatsvinden. Voor het congres in Assen lag dit zogenaamde quorum op 54 personen (de helft van 107 plus een). Zoals gezegd waren er 62 stemgerechtigde afgevaardigden aanwezig. Acht meer dan noodzakelijk om überhaupt als congres besluiten te kunnen nemen; 45 minder dan mogelijk. Met andere woorden: in het machtigste orgaan binnen de vereniging maakte dit keer een relatief kleine groep leden de dienst uit.

Een steeds vaker gehoorde opvatting is dat het aantal aanwezige vertegenwoordigers met stemrecht eigenlijk niet uitmaakt, omdat alle vertegenwoordigers van een afdeling moeten stemmen zoals dat op de afdelingsvergadering ter voorbereiding van het congres is afgesproken. Deze opvatting is in strijd met de democratische principes van de bond, zoals vastgelegd in de statuten. Afgevaardigden namens de leden besluiten zonder last en ruggenspraak, gehoord de beraadslagingen op het congres. Met andere woorden: ze nemen een besluit op basis van de uitgewisselde argumenten tijdens het ledencongres.

Een belangrijke investering in de ledendemocratie vormt wellicht het belangrijkste besluit dat het congres in Assen nam. Vanaf 2023 houdt de NPB jaarlijks een ledencongres oftewel een algemene ledenvergadering. Tot 2014 vonden de ledencongressen van de NPB eens in de drie jaar plaats en sindsdien eens in de vier jaar. Deze frequentie heeft ertoe geleid dat het machtigste orgaan van de bond de afgelopen dertig jaar (steeds) minder invloedrijk is geworden, zowel als het gaat om de evaluatie van het gevoerde beleid (de resultaten van het vakbondswerk) en het afspreken van verbeteringen en nieuwe plannen en doelen.

NPB-voorzitter Jan Struijs: ‘Op voorstel van het hoofdbestuur en de afdelingen Limburg en de Politieacademie heeft het ledencongres op 13 oktober gekozen voor een jaarlijks ritme. Dat zorgt voor een duidelijke continuïteit en een grotere garantie dat relevante onderwerpen op tijd de aandacht (blijven) krijgen die de leden wensen. Het zorgt ook automatisch voor een betere spreiding van onderwerpen door de jaren heen en dus voor meer ‘lucht’ in de agenda van de jaarlijkse algemene ledenvergadering.’

De opzet blijft hetzelfde. Struijs: ‘De keuze om jaarlijks een landelijke ledenvergadering te houden maakt het toezicht door de leden op het beleid tijdiger, beter te volgen en indien nodig dwingender. Onder de streep wordt de invloed van de leden daardoor geloofwaardiger en aantrekkelijker. Bedenk daarbij ook dat het ledencongres meer bevoegdheden heeft dan de bondsraad en dus – bijvoorbeeld door het indienen van congresvoorstellen – steviger en meer inhoudelijk kan ingrijpen. Dat kan vanaf 2023 dus vaker dan voorheen.’

Het congres stemde ook in met de geactualiseerde en tekstueel opgefriste versie van de statuten en het huishoudelijk reglement van de NPB die de afgelopen jaren was geproduceerd. Dertig jaar lang was er weinig aandacht besteed aan de duidelijkheid en leesbaarheid van deze basisdocumenten. Na elk ledencongres waren op grond van aangenomen congresvoorstellen vaak vrij impulsief veranderingen aangebracht en her en der nieuwe bepalingen geplaatst.

Tijdens het vorige ledencongres in Enschede (2018) had het hoofdbestuur er aandacht voor gevraagd dat deze wildgroei de zeggingskracht van de spelregels binnen de vereniging behoorlijk had aangetast. Het voorstel om daar verbetering in te brengen door grote schoonmaak te houden was door het congres toegejuicht als een uitstekend idee.

Dat opfrissen is vervolgens in twee fasen gebeurd. Eerst is een ingrijpende redactieslag uitgevoerd om de leesbaarheid en duidelijkheid te vergroten. Daarna is geïnventariseerd welke inhoudelijke aanvullingen de geldigheid en volledigheid zouden verbeteren. Als het goed is, nodigen de statuten en het HHR nu meer uit tot lezen, wat ze relevanter maakt als informatiebron. In de eerste plaats natuurlijk voor onze (kader)leden, maar zeker ook voor andere geïnteresseerden in het karakter van de bond en de spelregels die de leden in de loop der jaren samen hebben afgesproken.

Sinds 1 juli 2021 is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (Wbtr) van kracht. Zij schrijft voor dat de statuten van een vereniging duidelijk moeten maken wat op welke manier in de continuïteit van bestuur wordt voorzien als het hele bestuur niet langer kan of mag besturen. In de statuten van de NPB was dat nog niet het geval. Vandaar dat besloten is aan artikel 24 (Samenstelling hoofdbestuur) de volgende bepaling toe te voegen.

Bij ontstentenis of belet van alle leden van het hoofdbestuur roepen de afdelingshoofden binnen de werkorganisatie van de bond zo spoedig mogelijk de bondsraad en de afdelingsvoorzitters bijeen voor spoedberaad. Tijdens deze bijeenkomst wordt besloten welke ledenvertegenwoordigers samen het dagelijks bestuur gaan waarnemen en wat daarbij hun praktische prioriteiten zijn.

Op voorstel van het adviesorgaan NPB Jong heeft het congres besloten dat bij het hoofdbestuur voortaan twee stageplekken beschikbaar zijn. De stagiaires moeten in actieve dienst zijn. Kandidaten kunnen worden voorgedragen door de afdelingen en door NPB Jong. De stageplekken worden toegekend door de bondsraad, om te beginnen voor een jaar. Tegen het eind daarvan wordt besloten of de stage met nog een jaar wordt verlengd. Langer dan twee jaar kan een HB-stage niet duren. De bepalingen over de stageplekken bij het hoofdbestuur zijn voortaan te vinden in artikel 16 van het huishoudelijk reglement.

Het congres nam zes voorstellen aan waarin het bestuur werd opgeroepen meer tijd en energie te steken in de communicatie met de (kader)leden. Nagenoeg unaniem werd aangedrongen op het maken van een NPB-beleidsplan, de structurele publicatie van notulen en beleidsnotities en het nakomen van de statutaire verplichting om een jaarverslag uit te brengen. Ook steunde het congres twee technische voorstellen om de communicatie met de leden een impuls te geven: zo snel mogelijk een inlogoptie op de NPB-website inbouwen (afdeling Limburg) en elke afdeling voorzien van een beveiligde e-mailbox (afdeling Landelijke Eenheid).

In 2018 besloot het ledencongres in Enschede de doorstroming binnen de vereniging een impuls te geven. Met 62 procent van de stemmen werd besloten dat afdelingsbestuurders na twee volledige zittingstermijnen van vier jaar (dus na minstens acht jaar in functie) niet meer konden opgaan voor een aansluitende derde termijn van vier jaar. Datzelfde werd besloten voor de kandidaatstelling van OR-leden (56 procent voor). Het congres in Assen besloot beide blokkades weer af te schaffen – dit keer met 72 respectievelijk 61 procent van de stemmen.

In 2018 besloot het ledencongres in Enschede dat leden van een afdelingsbestuur niet tegelijkertijd lid kunnen zijn van een (centrale) ondernemingsraad. Het congres in Assen besloot de volgende uitzondering op dit verbod mogelijk te maken.

Een afdelingsbestuurder kan bij OR-verkiezingen op de NPB-kandidatenlijst worden geplaatst als een onafhankelijke commissie tot het oordeel is gekomen dat zijn deelname noodzakelijk is voor een optimale kandidatenlijst. De leden van deze commissie worden gekozen door het afdelingsbestuur, dat ook een profielschets van de gewenste OR-kandidaten vaststelt en de kaders waarbinnen de commissie dient te opereren. Het advies van de commissie is bindend.

• Bij het nemen van een besluit op een afdelingsvergadering worden de stemmen die tijdens een digitale ledenraadpleging over de voorliggende keuze zijn uitgebracht zonder mitsen of maren gecombineerd met de stemmen die tijdens de bijeenkomst fysiek worden uitgebracht. De 10 procent-norm voor de geldigheid van de digitale stemmen vervalt. Zorgvuldige controle moet voorkomen dat personen zowel digitaal als fysiek stemmen.
  
  
• Gepensioneerde collega’s komen voortaan niet meer in aanmerking voor benoeming tot afdelingsvoorzitter of afdelingssecretaris. Deze functies mogen alleen nog vervuld worden door collega’s die bij hun benoeming in dienst van de politie zijn. Ze worden dan benoemd voor vier jaar, tenzij ze gaandeweg de politiedienst verlaten vanwege pensionering. In dat geval mogen ze vanaf hun pensioendatum nog hooguit één jaar in functie blijven. Deze bepalingen gelden ook bij een eventuele herbenoeming van een afdelingsvoorzitter of afdelingssecretaris. Ze gelden niet voor benoemingen in de functie van penningmeester of activiteitencoördinator van een afdeling.
  
  
• Het NPB-bestuur ontwikkelt de komende twee jaar een duidelijk en realistisch standpunt over de inrichting van de medezeggenschap bij de politie die voor de medewerkers het meest effectief is en die de bond voortaan in het belang van zijn leden zal nastreven.